Helpdesk rendszer

A program elsődleges feladata a vállalkozáshoz beérkező külső és belső kérések, feladatok kezelése, kiosztása, ütemezése, ráfordított időmennyiség kiértékelése,ezek adminisztrációjának támogatása, egyszerűsítése,kimutatások készítése.
A bejelentések kiszolgálásának hagyományos “kézi” vezérlése már nem lehet hatékony,mert vagy sok embert kell alkalmazni, amely költségigényes,vagy kevés ember túlfeszített munkájával lehet megoldani.
A leggazdaságosabban egy Helpdesk program segítségével lehet a feladatelvégzését biztosítani.
A kérések származhatnak a vállalkozáson belülről, mely lehet külső ügyfél bejelentése nyomán (telefon, fax, e-mail), vagy saját indíttatású kérések.
Kérésekhez lehet csatolni fájlokat, vagy belső hivatkozást (linket).
Külső kéréseket – a WEB technológiának köszönhetően – a jogosultságokkal rendelkező ügyfél közvetlenül is rögzíthet az interneten keresztül.

A kérések egyszerűen létrehozhatók az ügyfél, prioritás (határidő), bejelentő ügyintéző és a tényleges bejelentés megadásával.
Egy kéréshez több feladat is adható.
A feladatok több szintű megadásával, párhuzamos és soros végrehajtás is kitűzhető.
A feladatokat megoldónak és megoldó csoportnak lehet kiadni.
Gyorsított kérés létrehozása (csak a feladatot és a megoldót kell megadni.).
Lehetőség van úgynevezett körfeladat létrehozására.
Ebben az esetben a megoldó csoport minden tagja megkapja a feladatot, a rendszer automatikusan elkészíti azokat.

A feladatok ütemezhetők napi, heti, havi rendszerességgel
Ezáltal megoldható a határidős tevékenységek figyelése.
A feladatok csak az aktiválás napján lesznek felvehetők.
Kérés, feladat száma: a kérés bejelentésétől, a feladat meghatározásán keresztül a kiszolgálásig ez a szám azonosítja a rendszerben.
Szükség esetén a szám alapján kereshető vissza a kérés története

A kérésekről, feladatokról részletes történeti jelentés kérhető, az aktuális állapot jelzésével.
A feladatokról munkalap nyomtatható.
A feladatok elvégzéséhez szükséges időráfordításról kimutatás (Time report) készíthető és költséghelyhez köthető.
Az alkalmazás a ráfordításokat összegfokozatosan képes kimutatni.
A vezetők megtekinthetik a kiszolgálás teljesítményét, amit a kiszolgálások száma és a bejelentéstől a kiszolgálásig eltelt idő határoz meg.
A HelpDesk rendszer nem csupán egy alkalmazás, hanem egy olyan módszer, mely segíti egy kérés bejelentésének minél előbb történő kiszolgálását, megfelelő dokumentáltság mellett.